Co członek Komisji Rewizyjnej wiedzieć powinien… (10)
Kto rządzi – to kolejne pytanie z gatunku bardzo ogólnych i trudnych do jednoznaczenej odpowiedzi. Jednak bez sprawdzenia, jak działa proces decyzyjny w naszym stowarzyszeniu, nie będziecie mogli dobrze ocenić efektywności działań. W teorii to walne wyznacza kierunki strategiczne, zarząd podejmuje decyzje operacyjne, zaś osoby odpowiedzialne (wyznaczony członek zarządu, dyrektor biura lub koordynatorzy projektów) wykonują je, podejmując decyzje techniczne. Oczywiście nie zawsze jest aż tak prosto. A jak jest w Waszym stowarzyszeniu? Kto i jak podejmuje najważniejsze decyzje? Czy ten proces jest przejrzysty i zawsze skuteczny? Może coś trzeba zmienić?
Ogon kręci psem?
Zacznijmy od skrajnego przykładu – to typ organizacji opisany w publikacji Piotra Glińskiego Style działania organizacji pozarządowych jako „uzależnienie od projektów”, w którym „gdy ktoś ma jakiś pomysł na projekt, to go po prostu pisze. W związku z tym, że, no, my nie gromadzimy ludzi o jakichś poglądach, które by odbiegały drastycznie od poglądów innych w stowarzyszeniu, więc zwykle, nie było jeszcze takiej sytuacji, że ktoś napisał projekt jakiś, a ktoś powiedział, że to jest sprzeczne z jego poglądami, […] czy z działalnością stowarzyszenia”. Czy zdarza się tak w Waszym stowarzyszeniu? Jeśli tak, to łatwo może się okazać, że to pracownik sam ustala sobie zakres obowiązków, wysokość wynagrodzenia. Gdy organizacja otrzyma grant, to koordynator, w oparciu o napisane przez siebie założenia projektu, będzie go realizował, a zarząd czy walne nie będzie miało w tej kwestii nic do powiedzenia – decydują zapisy z wniosku o dotację. To oczywiście skrajny przypadek. Zarząd zazwyczaj czyta wniosek przed złożeniem, musi się też podpisać pod umową, a więc ją akceptuje. Jednak do rzadkości należy sytuacja, gdy zarząd mogąc dostać pieniądze dla organizacji, podpisania umowy odmówi.
Podobnie jest często w relacji zarząd – walne zebranie. Walne często słyszy od zarządu informację, co możliwe jest do zrobienia, a nie pytanie, co ma być zrobione. Jednak najczęściej to nie wina złej woli zarządu, który – szczególnie ten działający czysto społecznie – jest często w bardzo trudnej sytuacji, mając niewielkie pole manewru między możliwościami pracowników a oczekiwaniami walnego zgromadzenia.
Organizacje wodzowskie
Znów specjalnie przerysowuję sytuację, bo organizacje oparte na charyzmie lidera wcale nie muszą być niefunkcjonalne. Jednak skupianie zbyt wielu decyzji w jednym ręku niesie za sobą poważne niebezpieczeństwa. Dlatego warto sprawdzić, czy nie jest tak, że zarząd jest tylko ciałem pro forma, które akceptuje (a czasem, co gorsza, jedynie firmuje) pewne decyzje podejmowane jednoosobowo. Kwestia delegowania zadań to oczywiście element sprawnego zarządzania, ale to zarządzanie musi mieć jasne i zrozumiałe zasady. Nie chodzi nam przecież o zablokowanie decyzyjności (o tym za chwilę), ale o dobre zrozumienie, kto, w jakich sytuacjach i na jakich zasadach może podejmować decyzje. Tu nie potrzeba żadnych wielkich regulaminów. Jeżeli jest jasne, że prezes/prezeska podejmuje decyzje samodzielnie i jest to akceptowane – to w porządku. Tylko warto wtedy wiedzieć, jaka jest rola i odpowiedzialność pozostałych członków zarządu. Czy i kiedy mogą, lub wręcz powinni, powiedzieć stop.
Niedecyzje
Na drugim biegunie wodzowskiego stylu jest unikanie decyzji. Jest to „metoda” działania wielu społecznych zarządów. W sytuacjach trudnych, niejasnych, wymagających podjęcia ryzyka, tak długo zwleka się z podjęciem decyzji, aż „podejmie się ona sama”. Oznacza to uciekanie od decyzji w bardzo wielu kwestiach. W konsekwencji organizacja zaczyna realizować jedynie to, co jest w polu zainteresowania zarządu (lub pracowników), a inne kwestie, nawet gdyby były dla organizacji superważne, zostają zepchnięte na margines.
Demokracja
Na koniec kwestia zasadnicza – czy nasza organizacja jest demokratyczna? Teoretycznie każde stowarzyszenie jest organizacją demokratyczną, ale czasem w wielu kwestiach demokracja jest jedynie fasadą. Jeżeli brak możliwości odwołania zarządu (bo nie ma kontrkandydatów), zatwierdzanie sprawozdań odbywa się bez możliwości wpływania na bieżącą działalność organizacji, to co najwyżej stwarzamy pozory demokracji. Nie znaczy to , że zawsze i wszędzie najlepiej podejmować decyzje w sposób demokratyczny. Jednak tam, gdzie nie ma powodów, aby oddawać wybór profesjonalistom czy liderom, należy pozwolić decydować członkom stowarzyszenia, tym, którzy stanowią jego najważniejszy zasób, a jednocześnie są w istocie „właścicielami” organizacji. I nie chodzi tu jedynie o przegłosowywanie pewnych kwestii na walnym. Organizacje od wielu lat domagają się dla siebie i obywateli demokracji uczestniczącej. Uczestnictwa nie tylko w wyborze swoich przedstawicieli, ale także w decydowaniu o kwestiach, które ich dotyczą. Tym bardziej w stowarzyszeniach powinno się stosować w zarządzaniu techniki partycypacyjne, debatować, tworzyć grupy zadaniowe, proponowane rozwiązania konsultować…
Przedstawiłem tu przykłady pułapek, w które mogą wpaść w codziennej działalności nasz stowarzyszenia. Oczywiście nie chodzi o to, by odkryć, że nasza organizacja jest „do dupy”. Jeśli tak miałoby być, to nasze odkrycie prawdy i tak nic by nie zmieniło. Jeśli natomiast działamy w fajnej organizacji, to być może nie wszystko działa jak należy, może tu i ówdzie pojawiają się drobne deficyty, których odkrycie i zrozumienie pozwoli dość prosto naprawić system. I to jest zadanie dla komisji rewizyjnej.
