Co członek Komisji Rewizyjnej wiedzieć powinien… (7)
Nie muszę chyba nikogo przekonywać, że naprawę organizacji trzeba zaczynać od siebie, dodam tylko, że Komisja Rewizyjna (jak żona Cezara) powinna być poza wszelkim podejrzeniem. Jestem więc przekonany, że na tym etapie każdy członek komisji zna swoje uprawnienia i obowiązki jako członka stowarzyszenia (np. nie zalega ze składkami) i członka komisji (bierze udział w spotkaniach komisji, interesuje się funkcjonowaniem codziennym organizacji). Cała komisja zaś, spotykając się nie rzadziej niż to przewiduje statut, ale za to zgodnie z potrzebami organizacji, wypełnia nałożone na nią formalne wymogi. Wtedy można zacząć prawdziwą pracę, której celem jest udział Komisji Rewizyjnej w zarządzaniu organizacją. Bo to jest ważny element zarządzania, choć w formie dość specyficznej.
Rewizja i lustracja
Pojęcia rewizji i lustracji nie kojarzą nam się dobrze z uwagi na współczesne konotacje tych słów. Tymczasem mają one długie i dobre tradycje w historii działalności społecznej. Ich zadaniem było:
1. Przeciwdziałanie błędom i patologiom w działalności społecznej w oparciu o samokontrolę, a nie nadzór państwa.
2. Nie tyle szukanie dowodów winy, co pomoc w lepszym zarządzaniu, unikaniu nieprawidłowości i wsparcie przy korygowaniu potknięć i efektów niedoskonałości czynnika ludzkiego w działaniu organizacji, które w są formą „organizacji zaufania publicznego”.
3. kontrolowanie nie tylko (a może nawet nie przede wszystkim) kwestii finansowych. W spółce for profit najważniejsze są wyniki finansowe, w organizacji pozarządowej dobre wyniki finansowe mogą (choć przecież nie muszą) oznaczać odejście od misji i w konsekwencji nieskuteczność działania organizacji.
Założenia wyjściowe
Kontrola jest w istocie próbą porównania stanu obecnego ze stanem planowanym (idealnym). Dlatego powinniśmy najpierw wiedzieć, jak być powinno, a następnie porównać to z tym, co jest. Ponieważ kontrola źle się kojarzy, zastosujemy słowo „sprawdzić”, by podkreślić, że nie chodzi nam o znalezienie błędu lecz o pomoc w jego uniknięciu.
Warto na początek zadać sobie trzy pytania:
- Co warto sprawdzić?
Jedną z głupszych rzeczy jest kontrolowanie czegoś, w sytuacji gdy wyniki takiej kontroli (niezależnie jakie będą) nie będą dla nas użyteczne. Np. skontrolowanie pracy osoby, która już dawno u nas nie pracuje. Oczywiście jeśli chcielibyśmy sprawdzić, czy nie można by tego pracownika pociągnąć do odpowiedzialności, albo zbadać, czy system nadzoru nad pracownikami w organizacji dobrze działa (by go poprawić) to już zupełnie inna sprawa.
2. Co trzeba sprawdzić?
Nie da się dobrze sprawdzić wszystkiego naraz. Zbytnia gorliwość kontrolna może nie tyle pomóc (a pamiętamy, że taki jest cel działań komisji), ile wprowadzić chaos i zamieszanie. Kontrola nie jest sama dla siebie, musi więc brać pod uwagę i inne elementy funkcjonowania organizacji. Dlatego warto się zastanowić, co trzeba skontrolować przede wszystkim.
3. Co da się sprawdzić?
Oczywiście możemy założyć, że skontrolujemy coś, co jest trudne do sprawdzenia. Jednak bywa, że koszt takiego sprawdzania (czasem w realnej gotówce) jest tak wysoki, że po prostu nie warto. Tak jak często szkoda naszego czasu, by kontrolować coś, co ma niewielkie znaczenie, a wymaga ogromnego wysiłku.
Planowanie kontroli
Powyższe pytania powinny nam towarzyszyć w całej naszej pracy. Jeżeli nie mamy obowiązku czegoś sprawdzać, a mamy wątpliwości, czy warto, czy jest to niezbędne i czy damy radę, odłóżmy to. Dlatego właśnie w kontroli (nawet jeśli jest to pilna kontrola ad hoc) ważne jest dobre zaplanowanie działań. A zatem – jak planować kontrolę?
- Po pierwsze, zadać sobie pytanie, co trzeba sprawdzić.
- Potem – dobrze się zastanowić (ale też odwołać się do dokumentów lub zapytać innych członków stowarzyszenia), jak to, co chcemy sprawdzić, powinno wyglądać w praktyce.
- Ustalić, na jakiej podstawie (dowody, wskaźniki) możemy sformułować odpowiedź na nasze pytanie, czy wszystko jest w porządku.
- I dopiero na końcu – zrealizować to, co sobie zamierzyliśmy.
- Nie zapomnijcie, że kontrola bez wyników (w postaci raportu – nawet gdyby po sprawdzeniu okazało się, że wszystko jest idealnie) nie ma sensu.
Teoria? Trudne? Być może, ale by się przekonać, trzeba spróbować. Tym bardziej, że w dobrej organizacji kontrola powinna być systematycznym i ciągłym procesem, wtedy – tak jak w przypadku zarządzania przedsiębiorstwem – można już mówić o kontrolingu.
