Co członek Komisji Rewizyjnej wiedzieć powinien… (13)
UWAGA – tekst do dyskusji – może zawierać sformułowania nieprecyzyjne i kontrowersyjne!
Sprawozdanie, które przygotowują organizacje pozarządowe, to formatka dla przedsiębiorstw. Nie uwzględnia istoty działania organizacji pozarządowych. Jeśli chcemy coś wyczytać z cyferek zawartych w tabelkach, musimy się dobrze napocić. Chyba że sposób prowadzenia sprawozdawczości został specjalnie dostosowany do potrzeb organizacji. Jak już pisaliśmy, straty w organizacji pozarządowej mogą być czymś wskazanym, a nadwyżki niekoniecznie świadczą o realizacji misji. Ale to nie jedyny problem.
Przychody i koszty
Czym się różnią przychody i koszty w organizacji pozarządowej i przedsiębiorstwie? Upraszczając, powiedziałbym tak: w biznesie koszty ponosi się w imię przyszłych przychodów, a uzyskana nadwyżka stanowi zysk, który mówi o wartości przedsiębiorstwa. W organizacji jest odwrotnie. Generuje się przychody (składki, darowizny, dotacje), by móc ponosić koszty, a właściwie wydatki na cele statutowe. Oznacza to, że przynajmniej część kosztów to nie koszty, a… osiągnięty zysk… społeczny. Dajmy na to, że organizacja zbiera na wózek, który ma służyć niepełnosprawnym, no, to zakup wózka jest kosztem? Z punktu widzenia logiki, nie.
Czy to oznacza, że organizacje nie mają kosztów? Były takie interpretacje. Jeśli organizacja dostaje dotację (oczywiście trzeba pamiętać, że ze względów prawnych dotacje ze skarbu państwa inaczej księguje niż dotacje od np. Fundacji Batorego) na 100% swojej działalności, to przecież nie ma kosztów (wszystko wlicza w działalność statutową). Co poza tym? No, jest pewnie praca społeczna zarządu i być może tyle. W rachunku tego nie ujmiemy. Ale i w organizacji mogą istnieć koszty pozyskania przychodów. Ktoś zatrudnia fundraisera, ktoś płaci za napisanie wniosku, ktoś kupuje reklamę? O tych kosztach też mówi ostatnia nowelizacja Udppiw: „organizacja pożytku publicznego wyodrębnia w ewidencji księgowej środki, o których mowa w ust. 2, w tym wysokość środków wydatkowanych na promocję 1%”. To jeden rodzaj kosztów. Ale są też koszty zupełnie inne. Jeśli zbierzemy jakieś sumy na pomoc dla biednych dzieci, ale zatrudnimy z tych pieniędzy pracownika socjalnego, który zbada, które z dzieci najbardziej potrzebują pomocy, to też będzie koszt. Dostarczamy jedzenie głodnym, ale mamy nie tylko koszty samego jedzenia, ale i np. transportu.
Nie jest to prosta sprawa – jak liczyć koszty uzyskania przychodu i koszty realizacji celów statutowych. Zamiast z góry narzucać jakieś rozwiązania, warto najpierw się przyjrzeć, jak to „działa” w konkretnej organizacji, jak to ujmuje jej polityka rachunkowości, czy i jak wylicza się koszty zarządu, koszty administracyjne. Stawiałbym tu przede wszystkim na… zdrowy rozsądek i przejrzyste zasady. Ale to już komisja rewizyjna może sprawdzić 
Nadwyżki
Cechą działania organizacji powinna być rozliczalność. Karta Zasad Działania Organizacji Pozarządowych definiuje to tak: „Organizacje pozarządowe przeznaczają całe wypracowane dochody na realizację zadań statutowych oraz – w rozsądnych granicach – na rozwój organizacji. Dbanie o majątek organizacji, w tym tworzoną własność społeczną, i jego właściwe wykorzystanie powinno być podstawowym obowiązkiem osób zarządzających”. Stąd nadwyżki, o ile nie są chwilowym oszczędzaniem na większy wydatek, albo świadomym zabiegiem mającym na celu rozwój organizacji (w rozsądnych granicach), właściwie w organizacjach nie powinny występować. Oddaje to dobrze istota działalności odpłatnej pożytku publicznego – można pobierać opłaty jedynie do wysokości planowanych kosztów.
A jednak w organizacjach – co pokazują rachunki zysków i strat – nadwyżki się pojawiają. Co więcej, w niektórych (w jednych świadomie, w innych nie) systematycznie się kumulują. Warto wiedzieć, dlaczego i po co. Oczywiście przychody organizacji mogą być z różnych źródeł (składki, darowizny, zbiórki itp.), ale jedno jest właściwie pewne – nadwyżki w absolutnej większości nie mogą pochodzić z dotacji[1]. Jednak zbiórki, a bardzo często także darowizny, zbierane są na konkretne cele. Wydaje się, że można je traktować jako fundusze powierzone, a nie fundusze własne, i oczywiście w stosownym czasie przeznaczyć na odpowiednie cele.
Najlepiej, gdy w sprawozdaniu te celowe darowizny nie są wrzucone do jednego „worka” – ze składkami członkowskimi i darowiznami na ogólne „cele statutowe”, gdyż warto pamiętać, na co dostaliśmy konkretne pieniądze, i dobrze byłoby się z tego przed darczyńcami rozliczyć. Z drugiej jednak strony nie łączyłbym ich z dotacjami, choć w wielu kwestiach rachunkowych są do siebie podobne i część organizacji kumuluje je w jednym zbiorczej kategorii „przychody z działalności statutowej”. Bo o ile ilość dotacji i środków zdobytych w tej formie może świadczyć o a) sprawności instytucji w aplikowaniu o granty i b) przekonaniu grantodawców o sensowności działania organizacji, to wszystkie darowizny i zbiórki publiczne łącznie pokazują, jakim zapleczem społecznym dysponuje organizacja.
Koszty administracyjne
O tym, jak trudno z sensem liczyć koszty administracyjne w organizacji, już była mowa. Jednak, o ile organizacja nie jest oparta wyłącznie na pracy wolontariackiej i nie podejmuje tylko okazjonalnej działalności, brak kosztów administracyjnych może budzić wątpliwości. Tak samo zresztą jak zawsze będzie budzić wątpliwości wysokość tych kosztów – dla jednych za mała, dla drugich za duża. Trzeba się z tym pogodzić, ale to nie znaczy, że nie powinniście szukać metody jasnego i prostego wykazywania kosztów swojej działalności statutowej. Najprościej mają ci, którzy dają pomoc materialną w gotówce. Wtedy łatwo zobaczyć, jaką częścią budżetu są środki przekazane bezpośrednio podopiecznym albo innym instytucjom świadczącym im opiekę.
Podsumowując, przeglądając sprawozdanie, warto szukać odpowiedzi na pytania: Ile środków pochodzi ze składek? Ile środków pochodzi z darowizn i ze zbiórek publicznych? Ile ewentualnie z 1%? Jak się mają powyższe kwoty do wszystkich przychodów statutowych? Czy nasze przychody wymagały jakichś nakładów (kosztów)? Czy i jakie koszty generuje wydatkowanie pozyskanych środków? Ile tak naprawdę wydaliśmy na cele statutowe? I dopiero na koniec, czy pozostała nam nadwyżka i na co ją przeznaczyliśmy.
[1] Chyba, że mówimy o jakichś przyjaznych dotacjach, np. z prywatnych funduszy amerykańskich, które są albo bezpośrednio skierowane na rozwój instytucjonalny (np. na kapitał zapasowy), albo pozwalają zachować środki z zaoszczędzonych dotacji. Godne polecenia, ale nad wyraz rzadkie.
