Co członek Komisji Rewizyjnej wiedzieć powinien… (12)
UWAGA – tekst do dyskusji – może zawierać sformułowania nieprecyzyjne i kontrowersyjne!
Jak już nieraz wspominaliśmy, za najważniejsze zadanie komisji rewizyjnej uznaje się czytanie sprawozdania finansowego. Od razu się usprawiedliwię – sam się tego nie potrafiłem nauczyć. Dlatego, dzięki pomocy życzliwych osób, podaję kilka pytań, które warto zadać, by ustalić, czy musimy się martwić. Oczywiście w zależności od tego, jaki rodzaj sprawozdania przygotowywać będzie nasza organizacja, inaczej będziemy odpowiedzi na te pytania szukać. Jednak trzeba je zadać, nawet gdyby – chociażby rozliczając stowarzyszenie jako mikroprzedsiębiorstwo – nie udało nam się odpowiedzi wypatrzeć w sprawozdaniu.
Jak wyliczany jest wynik finansowy?
W najprostszym ujęciu wynik finansowy to różnica pomiędzy przychodami a kosztami ich uzyskania. Problemem jest sposób liczenia zarówno przychodów, jak i kosztów. Najprościej – i kiedyś tak księgowość w stowarzyszeniach działała – byłoby policzyć to, co dostaliśmy, potem odjąć to, co wydaliśmy – wyszłoby nam to, co zostało (albo i nie) na rok przyszły. W obecnych sprawozdaniach tak prosto nie jest, musimy się trochę pomęczyć. Nie wszystkie pieniądze, które dostaliśmy lub wydaliśmy, będą nam się liczyć do wyniku finansowego. O wyniku decydować będą również przyjęte zasady prowadzenia księgowości, a czasem po prostu konkretne decyzje dotyczące zaklasyfikowania poszczególnych przychodów czy kosztów. Od pewnych założeń zależeć będzie też udział kosztów administracyjnych. Spróbujmy spojrzeć na to z szerszej perspektywy.
Koszty i przychody przyszłych okresów
Tym, co nie wchodzi w wynik finansowy, są pieniądze, które mamy dostać lub wydać w przyszłym okresie. Dla przykładu – otrzymaliśmy pod koniec roku dotację na działania w przyszłym rok, te pieniądze zapewne nie wpłyną na wynik finansowy (tak jakbyśmy ich nie dostali, choć przecież na koncie już są), podobnie jak wydatki, które zostaną nam zwrócone dopiero w przyszłości. Oznacza to, że organizacja, która na koncie ma dużo pieniędzy, w istocie wynik finansowy może mieć ujemny, a z kolei zero na koncie nie oznacza braku nadwyżki w wyniku. Oczywiście warto wiedzieć, na jakiej podstawie poszczególne przychody lub koszty nie zostały wzięte do wyliczenia wyniku finansowego. W przypadku dotacji finansującej działania zaplanowane na przyszły rok sytuacja w zasadzie jest prosta (o tym więcej w odcinku o projektach). Co innego, gdy czekamy na zwrot kosztów. Doświadczenie mówi, że takie czekanie może się wiązać z pewnymi niebezpieczeństwami – braku płatności (kilka miesięcy, a nawet więcej) czy niezwrócenia części obiecanych środków (np. z uwagi na brak kwalifikowalności kosztów). Warto więc sprawdzić, czy te „wyjęte” z wyniku finansowego środki zostały dobrze zakwalifikowane, a za dobrym wynikiem finansowym nie kryją się jakieś niebezpieczeństwa.
Kapitały własne i fundusze specjalne
Tym, co powinno zwrócić uwagę każdej komisji rewizyjnej, są kapitały własne. Ważną informacją będzie, czy nasze fundusze w kolejnych latach rosną czy maleją, ale ważniejszą – dlaczego tak się dzieje. Doskonale bowiem można sobie wyobrazić, że malejące fundusze własne to wynik braku dostatecznej staranności w zarządzaniu organizacją. Mieliśmy więcej, a teraz z roku na rok mamy coraz mniej. Ale przecież w naszej działalności nie o pieniądze chodzi, tylko o efekt społeczny. Jeśli nasze pieniądze znacząco przyczyniły się do realizacji naszej misji, to był dobry powód, by je wydać. Strata w organizacji może (ale nie musi) być czymś pozytywnym, ale zawsze powinna rodzić pytania.
Ponieważ w organizacjach kwestia zysku (nadwyżki) i straty nie jest tak oczywista, jak w biznesie, to warto pomyśleć o podziale funduszy własnych na szczegółowe fundusze. Zazwyczaj jest jakiś fundusz statutowy, czasem fundusz żelazny czy zapasowy. Dobre opisanie tych różnych funduszy i zasad korzystania z nich może znacząco ułatwić ocenę działania organizacji. Jeśli organizacja narusza fundusz żelazny (z założenia nienaruszalny), to świadczy źle o jej sytuacji. Gdy to samo dzieje się z funduszem zapasowym, może to świadczyć o mniej lub bardziej chwilowych problemach (np. o opóźnieniach w płatności kolejnej transzy z dotacji). Wydatek z funduszu statutowego (jeśli nie jest sfinansowaniem bieżącej działalności) może oznaczać podjęcie przez organizację jakiejś ważnej – z punktu widzenia misji – działalności. Ale o to wszystko trzeba dopytać – no, chyba że odpowiedź znajduje się w informacji dodatkowej.
