6-7 czerwca 2016 r. w Zegrzu odbyło się seminarium (już czwarte z kolei) poświęcone w znacznej części problemom związanym z realizacją zasady partnerstwa. Po prezentacji dobrych praktyk w funkcjonowaniu komitetów monitorujących (KM) – m.in. KM Programu Operacyjnego (PO) Inteligentny Rozwój i Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego – zaprezentowano postulaty i rekomendacje wynikające z Białej Księgi Zasady Partnerstwa. Przypomnijmy, że były to uwagi zgłoszone przez partnerów społecznych (związki zawodowe i pracodawców). Chociaż ze względów formalnych organizacje pozarządowe zgłaszały swoje postulaty oddzielnie (m.in. tzw. 12 postulatów), to jednak co do wielu zapisów – m.in. dzięki wieloletniej wspólnej pracy Grupy Roboczej ds. Społeczeństwa Obywatelskiego) – istnieje znaczna zgodność.
Dalsza część pracy toczyła się jako dyskusja w trzech grupach:
Stół 1 – Jaka jest faktyczna, a jaka powinna być rola partnerów przy wdrażaniu programów na przykładzie KM? – moderatorka: Elżbieta Wielg, NSSZ Solidarność;
Stół 2 – Perspektywa 2007-2013 i 2014-2020 – co się zmieniło na lepsze? – moderator: Norbert Pruszanowski, Związek Rzemiosła Polskiego;
Stół 3 – Budowanie potencjału eksperckiego członków KM – moderator: Piotr Frączak, Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych.
My prezentujemy podsumowanie prac Stołu 3.
Piotr Frączak
Budowanie potencjału eksperckiego członków KM
UWAGA: cytaty za: Wytyczne w zakresie realizacji zasady partnerstwa na lata 2014-2020, Warszawa, 28 października 2015 r. Pogrubienia pochodzą od autora.
Trudności z budowaniem potencjału eksperckiego
Z dyskusji w grupach (trzy grupy) wynika, że kwestia budowania potencjału eksperckiego członków KM (mówiliśmy głównie o członkach reprezentujących partnerów spoza administracji publicznej) nie daje się łatwo zdefiniować. Wynika to co najmniej z kilku powodów:
1. Poszczególne Instytucje Zarządzające nie zawsze jednolicie podchodzą do strategii partnerstwa realizowanych przez Komitety Monitorujące. Co prawda istnieją Wytyczne w zakresie realizacji zasady partnerstwa na lata 2014-2020, których celem „jest zapewnienie jednolitego sposobu realizacji zasady partnerstwa przez instytucje uczestniczące w realizacji PO na lata 2014-2020 w ramach realizacji tych PO” (1), jednak dopiero analiza realizacji zasady partnerstwa w poszczególnych Programach Operacyjnych pozwoli stwierdzić, czy dzieje się tak w rzeczywistości. Przypomnijmy, że realizacja zasady partnerstwa „podlega systematycznemu monitoringowi oraz ocenie”. Monitoring ten jest realizowany na poziomie poszczególnych Programów Operacyjnych „przez instytucje uczestniczące w realizacji PO na lata 2014-2020”, które to instytucje „angażują w proces monitoringu realizacji zasady partnerstwa właściwych partnerów, zgodnie z zakresem ich działania i kompetencjami”.
2. Nie do końca wiadomo, kto powinien otrzymywać wsparcie, jeśli chodzi o budowanie potencjału eksperckiego. Z jednej bowiem strony mamy do czynienia z osobami fizycznymi, które uczestniczą w pracach KM i – według wielu głosów – to do nich głównie powinno być kierowane wsparcie merytoryczne. Z drugiej jednak – w Wytycznych mówi się o partnerach, którzy są traktowani jako instytucje. Jeśli jest tu mowa o zapewnieniu (mówi o tym „Minimalny katalog działań podejmowanych przez instytucje zarządzające na rzecz realizacji zasady partnerstwa”) „partnerom dostępu do informacji (np. poprzez przesyłanie tych informacji na podane IZ przez partnerów adresy poczty elektronicznej), umożliwiających podnoszenie ich kompetencji w celu poprawy realizacji zasady partnerstwa w ramach danego”, a także „udostępnianie partnerom ekspertyz, które zostały sfinansowane np. ze środków pomocy technicznej danego PO”, to czy wystarczy dostarczyć to wsparcie członkom komitetu?
Co więcej, Wytyczne mówią wprost, że „Jakość partnerstwa zależy od poziomu wiedzy, umiejętności i doświadczenia partnerów oraz zaplecza eksperckiego partnerów, dlatego IZ – w zależności od zdiagnozowanych potrzeb partnerów oraz możliwości – powinny podejmować działania umożliwiające partnerom rozwój ich potencjału, poprzedzone analizą konieczności skorzystania ze środków pomocy technicznej w ramach PO w celu udzielenia wsparcia na rzecz wzmocnienia zdolności instytucjonalnych partnerów, o której mowa w art. 17 ust. 1 kodeksu partnerstwa. Jednocześnie wskazane jest, aby diagnozy potrzeb partnerów w zakresie budowania i wykorzystania ich potencjału prowadzone były przez IZ w ścisłej współpracy z partnerami oraz w sposób cykliczny”.
3. Nie do końca wiadomo, jakiej wiedzy eksperckiej potrzebują partnerzy (nawet przy założeniu, że mówimy tylko o ich reprezentantach w KM). Wszystko wskazuje na to, że wydelegowani przez partnerów spoza administracji członkowie KM z definicji posiadają pewne, czasem bardzo wysokie, kompetencje. To w tym kontekście można czytać zapisy wytycznych mówiące, że „Realizując zasadę partnerstwa, instytucje uczestniczące w realizacji PO na lata 2014-2020 dążą do pełnego wykorzystania potencjału partnerów”. Tym bardziej, że jak wspomnieliśmy wyżej, mowa jest nie tylko o wiedzy eksperckiej partnerów, ale także o „zapleczu eksperckim partnera”. Wszystko to powoduje – przy braku przeprowadzenia „w ścisłej współpracy z partnerami (…) identyfikacji potrzeb partnerów pod kątem wykorzystania ich potencjału” – brak popytu (ze strony partnerów) i podaży (ze strony administracji) działań wzmacniających partnerów.
Próba zdiagnozowania potrzeb kompetencyjnych partnerów
Nawet jeśli rozumiemy kwestie budowania kompetencji partnerów w sposób wąski, czyli odnosimy je do członków KM – co w kontekście zapisów Wytycznych wydaje się być warunkiem koniecznym, ale nie wystarczającym – i tak trudno było sformułować jednoznaczne postulaty. Uczestnicy dyskusji próbowali (w dialogu pomiedzy róznymi partnerami – co pokazuje, ze można) sformułować warunki i kierunki możliwego wsparcia w budowaniu potencjału eksperckiego członków KM:
1. Wyraźne wskazywano na posiadane kompetencje partnerów. To, że znaleźli się w KM powinno być tego dowodem – ewentualne braki mogą wskazywać np. na błędy przy procedurze wyboru kandydatów. Dlatego uczestnicy dyskusji zwracali uwagę na konieczność wzmocnienia tzw. miękkich kompetencji (umiejętności raczej niż wiedzy)
- Problemem jest często komunikacja, nie chodzi tylko o przekazywanie merytorycznych materiałów, ale także o precyzowanie wzajemnych oczekiwań, umiejętność formułowania stanowisk, język dokumentów. Wydaje się, że warsztaty „wydobywcze”, pozwalające zdiagnozować takie problemy, a także spotkania wyjaśniające (np. jak działa sekretariat KM) mogłyby ułatwić i usprawnić komunikację, zaś warsztaty w zakresie umiejętności pracy z dokumentami i formułowania komunikatów mogłyby się przyczynić do lepszego wzajemnego zrozumienia.
- Problemem jest też przepływ informacji, który mógłby być znacznie usprawniony dzięki umiejętności tworzenia sieci kontaktów, zarówno pomiędzy członkami komitetu reprezentującymi różnych partnerów, jak i w ramach struktur organizacyjnych partnerów. Tu szkolenia z miękkich umiejętności sieciowania, wykorzystywania prostych narzędzi (programów) komunikowania się na odległość, pracy w chmurze itp. mogłyby okazać się bardzo przydatne. Niewątpliwie praktyczna umiejętność posługiwania się Bazą Wiedzy mogła by dodatkowo być elementem takich szkoleń.
- Problemem członków KM reprezentujących partnerów spoza administracji jest także często fakt, że są oni specjalistami w pewnej dziedzinie, ale w kwestiach, które poza nią wykraczają, powinni zasięgać opinii ekspertów, macierzystych organizacji, a czasem wręcz osób będących członkami lub beneficjentami organizacji. Stąd przydałaby się umiejętność skutecznego informowania, prowadzenia konsultacji, wypracowywania wspólnych stanowisk.
2. Chociaż członkowie KM są zazwyczaj ekspertami, to są ekspertami z różnych dziedzin, a ich znajomość systemu wdrażania Funduszy Europejskich, choć często znaczna, bywa nieusystematyzowana. stąd obok szkolenia ustawicznego w kwestiach merytorycznych (posiadanych kompetencji eksperckich) powinno się zwrócić uwagę na uwspólnienie wiedzy.
- Konieczne jest umożliwienie partnerom rozwijania wiedzy merytorycznej związanej z realizowanymi programami. W tym kontekście konieczne jest dobre planowanie pracy komitetu w kwestiach merytorycznych, tak aby było wiadomo, kiedy jakie kompetencje merytoryczne będą potrzebne. Dzięki wcześniejszemu planowaniu, członkowie KM uzyskiwaliby czas, który jest potrzebny jest na uzupełnienie wiedzy przedstawiciela partnera w KM, zapytanie eksperta lub przeprowadzenie konsultacji środowiskowych.
- Konieczne jest uwspólnienie wiedzy na poziomie podstawowym, dotyczące konkretnego PO, w tym celów, ale także systemu wdrażania funduszy, kompetencji poszczególnych elementów systemu, procedur oraz używanych nazw i skrótów. Tu szkolenia powinny dotyczyć podstawowych kwestii wiedzy o wdrażaniu funduszy.
- Konieczne jest uświadomienie członkom KM ich uprawnień, ale także ograniczeń wynikających z działania całego systemu. Szkolenia z wykorzystywania uprawnień oraz warunków brzegowych, w jakich działa komitet, jest czymś niesłychanie ważnym.
Narzędzia do budowania potencjału eksperckiego
Przede wszystkim – co podkreślane jest wielokrotnie w wytycznych – praca nad koncepcją wspierania potencjału partnerów musi być prowadzona wspólnie z nimi na zasadzie partnerskiej. Inaczej nie można liczyć na spotkanie się podaży ze strony administracji z popytem ze strony partnerów. Dodatkowo, ponieważ problemem nie jest brak wiedzy, ale jej niekompletność (nieuświadomiona niekompetencja), konieczne jest sformułowanie takiego „kompendium wiedzy”, które mogłoby być podstawą skutecznego działania w KM. To kompendium wynika z jednej strony z poszczególnych wytycznych, z drugiej – z konkretnych zapisów PO i z praktyki realizowanej przez dany IZ. Wymaga to wysiłku po stronie sekretariatu KM. Wytyczne formułują wprost możliwość pracy nad takimi rozwiązaniami – W końcu zgodnie z Wytycznymi IZ „może – zgodnie z art. 7 ustawy – opracować wytyczne programowe dotyczące kwestii szczegółowych w zakresie realizacji zasady partnerstwa dla danego PO”, w których określić można „minimalny katalog niezbędnych kompetencji poszczególnych stron partnerstwa, z uwzględnieniem możliwości ich weryfikowania i wskazywania ewentualnych luk kompetencyjnych i organizacyjnych poszczególnych stron partnerstwa wraz ze sposobem i indykatywnym terminem ich zmniejszenia lub usunięcia”. Taki katalog umożliwiłby sprawdzenie (padły propozycje internetowego testu kompetencji) potencjału członka komitetu i wskazanie obszarów, gdzie konieczne jest uzupełnienie wiedzy lub umiejętności.
Wydaje się, że tylko aktywne i planowane wspólnie z partnerami stosowanie Wytycznych pozwoli rzeczywiście „przynieść poprawę jakości realizacji zasady partnerstwa w stosunku do okresu programowania 2007-2013”.
