Co członek Komisji Rewizyjnej wiedzieć powinien… (11)
UWAGA – tekst do dyskusji – może zawierać sformułowania nieprecyzyjne i kontrowersyjne! Bardzo dziękuję za pomoc Kasi Adamskiej-Dutkiewicz i Zosi Paczóskiej.
Oczywiście zadanie komisji rewizyjnej kojarzy się przede wszystkim z pilnowaniem finansów. Mam nadzieję, że poprzednie wpisy pomagają zrozumieć, że aby móc dobrze zarządzać organizacją, trzeba przede wszystkim dobrze zrozumieć, jak ona działa i jaki ma cel. Bo stowarzyszenie ma przede wszystkim realizować cel. Oczywiście zgodnie z obowiązującym prawem i przyjętymi przez siebie procedurami. Jeśli okaże się jednak, że w tych warunkach prawnych czy organizacyjnych realizowanie misji nie jest możliwe, to trzeba zmienić warunki prawne (można albo działać na rzecz zmiany prawa, albo zmienić formę prawną prowadzonej działalności) lub przeorganizować organizację. Ale wracając do finansów…
Kwestie formalne
Pierwsze, podstawowe pytanie (z zakresu formalno-księgowego) nowej komisji rewizyjnej do zarządu powinno brzmieć „czy stowarzyszenie ma aktualną politykę rachunkowości?”. To wymóg formalny (za chwilę o pewnym wyjątku, który, moim zdaniem, nic nie zmienia) i właściwie w każdej organizacji, u której zjawi się kontrola z Urzędu Skarbowego, za brak tego dokumentu kierownik jednostki (zarząd) może zostać ukarany. Formalnie kara ta nie uderza bezpośrednio w organizację (ukarane są osoby), ale zawsze lepiej uprzedzić o tym członków zarządu… Jednak poza tym, że jest to wymóg formalny, dla komisji rewizyjnej dokument ten powinien się wiązać z koniecznością zadania sobie ważnych pytań:
1. Jaki rodzaj księgowości jest prowadzony?
Organizacje od 2016 roku mogą prowadzić księgowość w formie pełnej księgi handlowej (pełna księgowość) albo uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. W tym ostatnim przypadku nie ma ponoć obowiązku posiadania polityki rachunkowości, ale po pierwsze – na razie dotyczyć to będzie bardzo niewielu organizacji, spełniających odpowiednie warunki 1, a po drugie – moim zdaniem, bez jakiegoś dokumentu opisującego zasady prowadzenia tej ewidencji – w formie krótkiej uchwały walnego, zarządu, czy choćby jakiejś instrukcji wewnętrznej, zarządzenia – się nie obejdzie. Zmiana sposobu prowadzenia księgowości wymaga bowiem podjęcia formalnej decyzji o rezygnacji z prowadzenia pełnej księgowości na rzecz książki przychodów i rozchodów, podjęcia decyzji, czy i w jakiej formie będzie się prowadzić ewidencję kasy, rozrachunków, zaliczek. Tak czy siak, dokumenty te będą ważnym narzędziem pracy komisji i warto sprawdzić, czy są napisane w sposób zrozumiały dla każdego (przynajmniej dla każdego członka komisji rewizyjnej).
2. Jaki jest rodzaj sprawozdania rocznego?
Organizacje prowadzące pełną księgowość muszą przygotowywać sprawozdanie roczne do Urzędu Skarbowego. Za rok 2016 może to być jeden z trzech rodzajów sprawozdań. Organizacja (zależy to od jej decyzji – warto sprawdzić, kto i dlaczego taką decyzję podjął) może się sprawozdawać jako mikrojednostka, jako mała jednostka lub w formie pełnego sprawozdania. Ponieważ przyjęło się, że komisja rewizyjna powinna czytać sprawozdania roczne (ze zrozumieniem), wiele zależeć będzie od tego, jaki typ sprawozdania dostanie do przeczytania.
3. Co jeszcze można znaleźć w polityce rachunkowości?
Być może nic ciekawego. Jednak powinien być tam np. określony sposób podziału na koszty statutowe i ogólnoadministracyjne i to, jak będzie wyliczany wynik finansowy (o tym więcej przy omówieniu czytania sprawozdań). Co jeszcze, w Waszych politykach rachunkowości, mogłoby zwrócić uwagę komisji rewizyjnej?
1. W roku 2016 dotyczyć będzie tylko tych nielicznych, które zgłosiły w terminie do 31 stycznia 2016 roku odpowiedniemu Urzędowi Skarbowemu taką decyzję lub nowo powstałych, które się zadeklarują w odpowiedniej formie i czasie. Warto też zwrócić uwagę na to, jakie zmiany taka decyzja za sobą pociąga:
- organizacja zamiast pełnej księgowości obowiązkowo prowadzi ewidencję przychodów i rozchodów, opcjonalnie inne ewidencje: ewidencję środków trwałych (jeśli posiada środki trwałe), ewidencje związane z zatrudnieniem (jeśli zatrudnia pracowników);
- organizacja nie musi posiadać polityki rachunkowości ani przygotowywać rocznych sprawozdań finansowych.
- opis zdarzenia (powinien być krótki, ale jeśli damy radę/posiadamy program umożliwiający odpowiednio długą edycję tej rubryki, to możemy opisać koszty dotacji/projektu);
- przychody w podziale na:
a) przychody z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego (składki członkowskie, darowizny, spadki, subwencje, dotacje przychody z działalności publicznej),
b) z działalności odpłatnej pożytku publicznego (ze sprzedaży towarów i usług),
c) pozostałe przychody (wymienione w art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie);
- koszty w podziale na:
a) koszty uzyskania przychodów,
b) koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów
