Od czasu do czasu ktoś zadaje mi pytanie: i co tam ze Strategiczną Mapą Drogową (SMD)? Moja odpowiedź jest prosta – no właśnie, co Ty, Wy, Wasza organizacja, już zrobiliście w tej kwestii? Na której z wielu ścieżek Mapy jesteście? Czy zaangażowaliście się już w jakieś partnerstwa? Jesteście w jakiejś koalicji? A może sami próbujecie zrobić coś ważnego dla wzmocnienia roli sektora? I tu zazwyczaj rozmowa się urywa… a przecież przygotowania, planowanie to najważniejszy czas.
Bo teraz jest czas przygotowań. Do marca mają być zawiązane pierwsze Partnerstwa Tematyczne. Konkretne osoby (na stronie mapa3sektora są imiona i nazwiska inicjatorów oraz kontakty do nich) zobowiązały się podjąć próbę stworzenia takiego Partnerstwa. To próba, w której wiele zależy od samych organizacji. Czy zechcą się włączyć? Co zechcą zadeklarować jako wkład własny? Czy zechcą formalnie się zobowiązać? Przypomnijmy więc w skrócie, o co w tym wszystkim chodzi. Poniżej pełny tekst Zasad tworzenia i działania Partnerstw Tematycznych.
-
Musi się znaleźć grupa osób, organizacji zainteresowana danym tematem i spotkać się, aby a) wymienić się informacjami, co kto robi i zamierza robić (w partnerstwie powinny być organizacje, które się zadeklarują do prowadzenia działań!) b) zastanowić się, co można zrobić wspólnie, aby działania, które planują, przyniosły lepszy efekt.
-
Jeśli uda się jakoś dogadać, warto spisać w kilku punktach umowę partnerską, która ma raczej znaczenie deklaracji (to i to, tak i tak mamy zamiar razem robić) niż formalnej umowy znanej z PO KL (hasło podstawowe – jak najmniej formalności, jak najwięcej konkretnych działań).
-
Zaprezentować te plany i zobowiązania na początku kwietnia na spotkaniu Stałej Konferencji i… potem je zrealizować.
Proste? Niby proste, ale czy my potrafimy jeszcze coś zrobić bez deadline’u, wymogów projektowych? Ile z naszych organizacji jest w stanie zadeklarować nie tylko zaangażowanie (to i tak dużo), ale również konkretne działania? Okaże się już niedługo. A oceniać będziemy się nawzajem. Tu żadna projektowa nowomowa nie wystarczy.
Zasady tworzenia i działania Partnerstw Tematycznych
(wskazówki)
Pełna treść Strategicznej Mapy Drogowej
Preambuła
• Partnerstwo Tematyczne w ramach SMD to sposób współdziałania zainteresowanych organizacji współpracujących przy realizacji przyjętych przez siebie założeń i w oparciu o przyjęte przez siebie zasady. Ideą Partnerstw powinno być jak najmniej formalności, a jak najwięcej skutecznych i efektywnych działań.
• Partnerstwo to dobrowolne, samorządne i otwarte porozumienie trzech lub więcej organizacji, które deklarują konkretne aktywności na rzecz realizacji konkretnych „inicjatyw”i „działań” w ramach określonego w Strategicznej Mapie Drogowej „kierunku działań”.
• Aktywność Partnerstw, a także dokumenty takie, jak „regulaminy”, „strategie kierunków działań”, „plany działań”, opierają się na przyjętych w ramach SMD (1) celach i wartościach oraz (2) zasadach stosowania SMD.
I. Sposób powstawania partnerstw
• Zawiązuje się Grupa założycielska z inicjatywy konkretnych osób lub organizacji, które podejmują działania na rzecz jej powołania;
• W jej skład wchodzą wyłącznie przedstawiciele organizacji pozarządowych, które zajmują się danym tematem oraz deklarują gotowość do podjęcia aktywności w ramach Partnerstw.
• Grupa założycielska otwiera się zapraszając chętnych do współpracy.
• Grupa założycielska zgłasza swój akces na Stałej Konferencji ds. Strategicznej Mapy Drogowej (SK SMD), przedstawiając swój regulamin, listę członków i „strategię kierunku działań”. Pomiędzy spotkaniami SK SMD można zgłosić akces do Krajowego Panelu Ekspertów (KPE).
• Punkt Koordynacyjny Strategicznej Mapy Drogowej PK SMD, zgodnie z ustaleniami SK SMD lub KPE – o ile nie zachodzi konflikt z działaniami innych Partnerstw lub inne przeszkody – oznacza Partnerstwo na SMD. Od tego momentu uzyskuje ono oficjalny status i może otrzymać od PK SMD odpowiednie zaświadczenie.
• W przypadku wątpliwości związanych z oznaczeniem Partnerstwa ostateczne rozstrzygnięcia podejmowane są corocznie na Stałej Konferencji ds. Strategicznej Mapy Drogowej (SK SMD).
II. Sposób działania Partnerstw Tematycznych
• Partnerstwo oznaczone na SMD odpowiada za informowanie o podjętych w polu jego zainteresowania (kierunku działań) „inicjatywach” organizacji będących jego członkami, „działaniach” partnerstwa oraz dąży do tworzenia kompletnej mapy wiedzy o innych działaniach podejmowanych w tym obszarze.
• Partnerstwo raz do roku – na spotkaniach związanych z Ogólnopolskimi Forami Inicjatyw Pozarządowych – sprawozdaje się z realizacji własnej strategii – informując, czy zadeklarowane inicjatywy, działania zostały zrealizowane i z jakim skutkiem oraz na jakim etapie jest realizowana strategia.
• Rekrutacja członków Partnerstwa Tematycznego odbywa się na zasadach określonych w regulaminie Partnerstwa; do udziału w Partnerstwie zapraszane są wszelkie organizacje pozarządowe, które akceptują idee Partnerstwa i deklarują podejmowanie konkretnej aktywności (deklaracja na piśmie) w obszarze zainteresowania Partnerstwa. Nieprzyjęcie organizacji wymaga pisemnego uzasadnienia.
• Rekomendowane mechanizmy działania Partnerstwa to:
– szerokie zaproszenie do udziału w opracowaniu/ konsultacjach sposobu wdrożenia wybranego Kierunku działania w ramach SMD;
– badanie ankietowe potencjalnych uczestników Partnerstwa (organizacji spełniających wstępne kryteria), analiza ich misji, celów i realizowanych działań;
-prowadzenie list, forów dyskusyjnych na temat wybranego Kierunku działania SMD;
– organizacja spotkań tematycznych;
– wykorzystywanie istniejących platform reprezentacji interesów organizacji (np. sieci) i dialogu obywatelskiego (np. rady
działalności pożytku publicznego, komisje dialogu);
– ustalenie sposobu rozliczenia się z aktywności na rzecz Partnerstwa;
– tworzenie Koalicji Tematycznej, którą utworzą organizacje pozarządowe zainteresowane tematem działania Partnerstwa, ale niedeklarujące konkretnych inicjatyw oraz przedstawiciele pozostałych sektorów: władzy i administracji publicznej, przedsiębiorstw, akademickiego, mediów i innych;
– tworzenie Grup Tematycznych, których celem byłaby praca nad konkretnymi „działaniami”.
• W ramach partnerstwa wyłaniana jest zgodnie z regulaminem organizacja (lub grupa organizacji) odpowiadająca za koordynację działań Partnerstwa – koordynator.
• Do zadań koordynatora należy przede wszystkim zapewnienie przepływu informacji, zbieranie danych o realizowanych
przez partnerstwo „inicjatywach” i „działaniach” oraz motywowanie do aktywnego członkostwa w Partnerstwie.
• Rekomenduje się zaplanowanie mechanizmów motywowania, gdyż zaangażowanie członków będzie podstawą działań
Partnerstwa. Rekomendowane działania motywujące powinny:
-odwoływać się do misji organizacji pozarządowych, zarówno poszczególnych, jak i przede wszystkim sektora pozarządowego jako agenta zmiany;
– wskazywać korzyści z członkostwa w Partnerstwie, np. budowanie marki członka Partnerstwa realizującego SMD, zmianę sposobu działania organizacji poprzez realizację wybranego Kierunku działania SMD, możliwość uzyskania wsparcia w realizacji misji organizacji, nawiązanie kontaktów, wzmocnienie integracji sektora pozarządowego;
– identyfikować koszty i ryzyka udziału w Partnerstwie, np. zaangażowanie członków organizacji i jej zasobów, konieczność dokonania zmiany w organizacji, wystawienie się na osąd opinii publicznej, ryzyko porażki (Partnerstwa i konkretnej organizacji) mogące skutkować utratą przez organizację dobrego imienia;
– działania motywujące powinny być prowadzone zarównona bieżąco w trakcie codziennych kontaktów członków Partnerstwa, jak i przy okazji ważnych wydarzeń związanych w wdrażaniem SMD (np. okresowe spotkania przeglądowe na temat zaawansowania realizacji SMD organizowane zarówno przez Partnerstwa, jak i Krajowy Panel Ekspertów);
– członkowie Partnerstwa powinni motywować się wzajemnie do aktywności w Partnerstwie i wdrażania podjętych zobowiązań. Dla wzmocnienia działań motywujących Partnerstwo może powołać do tego celu osobę lub zespół.
III. Struktura Partnerstwa i komunikacja
• Partnerstwo działa na podstawie opracowanego i przyjętego przez siebie regulaminu, który określa jego cel, prawa i obowiązki członków, strukturę wewnętrzną, zasady i kanały komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
• Struktura Partnerstwa powinno być w miarę płaska, jednak dla zagwarantowania sprawności działania – z wyodrębnioną funkcją koordynatora, który odpowiada za koordynację działań Partnerstwa i członków wdrażających podjęte zobowiązania oraz kontakty z Krajowym Panelem Ekspertów.
• Funkcję koordynatora można powierzyć konkretnej organizacji lub zespołowi osób reprezentujących kilka organizacji.
• Rekomenduje się, aby funkcja koordynatora (szczególnie w pierwszym przypadku) była pełniona rotacyjnie.
• W miarę potrzeb możliwe jest utworzenie:
– sekretariatu technicznego obsługującego system wymiany informacji wewnętrznej i konsultacji środowiskowych;
– zespołów roboczych (problemowych);
– struktur terytorialnych (regionalnych i/lub lokalnych, z tym że Partnerstwa nie mogą powstawać wyłącznie na poziomie regionu).
• Rekomenduje się, aby Partnerstwo podejmowało decyzje w sprawie swojego funkcjonowania konsensualnie.
• Partnerstwo organizuje własny system komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, który służy wymianie informacji, sondowaniu opinii, podejmowaniu decyzji, koordynacji działań, dyscyplinowaniu członków.
• System powinien być otwarty, przyjazny, niedyskryminujący, to znaczy umożliwiać wzajemne, nieskrępowane komunikowanie się wszystkim członkom Partnerstwa niezależnie od ich statusu formalnego, kondycji czy roli w Partnerstwie.
• System może wykorzystywać istniejące już rozwiązania (np. działające w środowisku organizacji pozarządowych platformy komunikacji, informacji).
• Obsługa systemu może zostać powierzona konkretnej organizacji lub sekretariatowi technicznemu.
Szczegółowe rozwiązania w zakresie funkcjonowania Partnerstwa, formowania się grup założycielskich, rekrutacji członków i relacji z otoczeniem, mechanizmów motywacji uczestników, struktury wewnętrznej oraz systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej pozostają w gestii samych Partnerstw, które dostosowują je do swojej specyfiki – kierunku, którego realizacji się podjęły, uczestników, relacji z otoczeniem.
